Antes de comenzar a redactar una carta de aplicación de trabajo, escribir el contenido y material publicitario para un website, realizar una llamada telefónica para reclamos, escribir un ebook, o simplemente escribir los mensajes y comentarios para las redes sociales, hay algo en lo que uno necesita pensar primero: En nuestro oyente y lector.
No está demás preguntarnos: ¿Realmente quieren ellos escucharme?, ¿qué les gustaría escuchar de lo que comparto?, ¿espero que alguien lea lo que escribiré?, ¿tengo clientes, o conozco personas, a quienes les agradaría recibir mi mensaje? Y si tienes tiempo para reflexionar, ¿me siento a gusto con lo que diré?
El punto de partida para toda comunicación (especialmente la buena comunicación, esa que atrae relaciones con personas que ayudan a progresar y crecer como mejor ser humano) es darnos cuenta de la audiencia que uno pretende abordar y hacerlo en un nivel apropiado.
Muchas veces nos metemos en problemas, o incluso creamos cadenas de conflictos, porque no consideramos cómo las otras personas estaban tomando nuestros mensajes. No consideramos cómo nuestra audiencia estaba reaccionando a lo que decíamos. Y esto puede sucederle a cualquiera, y aunque en varias ocasiones uno va a desear decir lo que quiera en el momento que quiera, porque somos una persona libre y con derecho a hacer uso de nuestra libertad de expresión, sin embargo, cuando lo que escribiremos o diremos tiene el propósito de ofrecer soluciones a problemas, de mejorar un servicio, de aclarar dudas, de construir relaciones mejores, de propiciar negocios con potencial de crecimiento, de incrementar las ventas, de conectar a niveles más personales con alguien, etc., lamentablemente, uno no puede simplemente actuar de la misma forma cada vez.
Un mensaje no servirá de nada si uno no busca entender y conocer un poco más en detalle a las personas con quienes tratará asuntos para lograr un propósito.
¿Cuántas veces vemos como un comentario insensible desata una lista de controversias?, ¿cuántas otras veces, de hecho, no hemos visto como una observación -opinión- mal fundamentada, o mal pensada, hace que no se pueda terminar de comunicar un mensaje claramente, y el ambiente se torna tan hostíl que el proceso de comunicación se rompe totalmente? En situaciones como esas, a ningún oyente le va a interesar seguir escuchando. Ningún lector con quienes deseemos conectar va a sentir ni el más mínimo interés, o empatía por saber de uno y lo que uno hace, si en ningún momento se le muestra que se le conoce un poco y se le considera. Al escribir, presentar los puntos comúnes con el lector es crítico para enganchar directa y sinceramente.
Mucho mas allá de lo que se pretenda decir, como escritor o conversador, uno necesita aprender a ser muy detallista en cómo va a expresar esas ideas, y si ya han sido expresadas, se necesita entonces saber cómo el oyente va reaccionando a lo que se le comparte, y astuta y cautelosamente hay que ajustar las expresiones (tonos y palabras) para propiciar la continuidad de la conversación y lograr transferir un mensaje totalmente.
Es cierto que en muchos casos se escribe por entretenimiento, por ráfaga de momento, y por compartir con alguien en el mundo sobre un gusto o interés en particular. No se necesita ser protocolar para ello; simplemente se deja al pensamientos ser, y queda plasmado en lo que se escribe. Hay una suerte bella cuando uno se logra conectar con otra persona por ideales y gustos similares. Y de la nada surgen conversaciones que se van manejando luego libremente y sin complicaciones (ya que se puede responder lo que se quiera y a quienes se quiera cuando así se desee).
Ahora bien, resulta que para los negocios, para lograr ser entendidos bien, para captar y atraer interesados a proyectos, para enamorar a una persona, para resolver un conflicto lo mejor posible, se escribe y se comunica con propósito; y ese propósito tiene sentido si uno se dedica un momento en conocer a la otra parte de esa comunicación, es decir, tomamos en cuenta a la persona que nos escucha o lee -no la ignoramos-.
Al tratar de ponernos en los zapatos de otros uno gana conocimientos sobre ellos que bien utilizados facilitan la tarea de transmitir el mensaje completamente y con éxito. Este éxito no quiere decir que se gana en la conversación cada vez, sino más bien es que se siente el placer de haber transmitido lo que se pretendía con el mejor uso de las palabras y logrando que las otras personas lo entendieran claramente. Qué vayan ellos a responder o hacer al respeto de lo que se transmite es tarea de ellos, y no debe ser preocupación si uno claramente sabe y reconoce que dijo lo que deseaba.
Hay preguntas que uno puede plantearse para identificar mejor a las personas y hacerles llegar los mensajes con propósitos claros: ¿Qué quieren ellos? ¿Qué les hará felices? ¿Cómo les gustará que les aborde? ¿Qué tipo de personas muestran ser? ¿Cuánto tiempo podrán dedicar a una conversación o reunión? ¿Lo que hablaré podrá interesarles? Y si es así, ¿estaré utilizando las palabras que ellos comunmente manejan y entienden?
No siempre uno va a poder ponerse en los zapatos de la gente, especialmente cuando es desconocida o están dentro de un mundo muy virtual. Y ante esas situaciones lo mejor es optar por trasmitir un mensaje lo más sencillo, preciso y directo posible de manera que pueda ser tomado a la ligera en su mayoría.
Como por ejemplo, si alguien tiene un website para vender ropa para mujeres embarazadas, es ideal, y crítico, que entienda a su audiencia. Indagar sobre ella le ayudará mucho: ¿Qué le importa a mi cliente más? ¿Que le preocupa en este momento? ¿Cómo soluciono el inconveniente con esta persona y no perder la venta? ¿Será mejor escribirle un email o llamarle por teléfono? ¿Qué opciones le puedo presentar que le van a gustar a cambio de obtener ‘X’ cosa?
Otro ejemplo que tal vez facilita a la hora de conocer a la gente a la que uno quiere abordar, es transmitir palabras que lleven valor y significado para el momento. En el caso de una entrevista de trabajo, conocer quién va a recibir el résume de uno (o curriculum vitae) y quién va a realizarle la entrevista a uno ayuda inmensamente a lograr posicionarnos en un mejor trabajo, o al menos a sentirnos que nos presentamos preparados.
El conocimiento que uno pueda adquirir de cualquier persona u organización previamente a cualquier encuentro lo pone a uno en ventaja para salir airoso durante la conversación, durante una defensa, al hacer observaciones y presentar opiniones determinantes.
Conocer a la audiencia incluye tratar de entender algunas creencias, valores, gustos, tendencias, educación, trabajo,personalidad, caracter, o aspiraciones que ella tiene. Este conocimiento sirve luego para realizar ajustes acordes durante la transmisión de un mensaje y que éste sea calado por quién lo oiga o lo lea de la mejor manera posible. Hacer buen uso de ese conocimiento cuando se habla o escribe convierte a una persona persuasiva.
Persuadir a alguien para algo requiere un minucioso estudio sobre lo que le interesa, lo que necesita y lo que espera, y cuando se logra saberlo, habrá ventajas al momento de emplear ese conocimiento con eficacia. Estos estudios minuciosos hacen que cualquiera aproveche -hasta con osadía- avances de trabajo, mejores oportunidades de vida, mejores negocios, buenas relaciones, y más.
Escoger bien las palabras que uno vaya a utilizar (y definir la longitud de un mensaje) en un libro, en una publicidad, o en un email, por ejemplo, le indica a las personas que uno puso cuidado y dedicación en el mensaje. Y eso es algo que todo el mundo valora. Esmerarnos en escoger bien lo que vayamos a decir y cuidar la forma en cómo lo expresemos vale el esfuerzo.
Sol González.
La gente está compuesta por seres humanos que se creen y sienten muy diferentes, vienen de diferentes países, con creencias diferentes, con miedos diferentes, con gustos y niveles de tolerancias muy diferentes, y pretender que les podemos llegar a todos con un solo mensaje, es una tarea desgastadora con un gran porcentaje para el fracaso en la comunicación.
Que tengas un día agradable, apreciado lector.