La creación de contenido colaborativo es una de las excelentes y necesarias maneras de generar material dinámico y diverso, especialmente en el área editorial y publicación, cuando los factores tiempo y diversidad son clave. Crear contenido colaborado es una manera muy grata de conectar con personas, acercarnos a recursos y fuentes informativas rápidamente, y disfrutar en muchas ocasiones el explorar ideas de contenido e información para traer a la luz. Aquí te comparto un desglose de algunos de esos elementos que considero necesario saber, centrándome por ahora en las ventajas, desventajas, un par de consejos y mejores prácticas para lograr unas colaboraciones exitosas.
Ventajas de la creación de contenido colaborativo
1- Perspectivas diversas: Sin duda alguna la variedad en voces y mensajes aportan ideas nuevas y excitantes, lo que hace que el contenido que vayamos creando sea cada vez más rico e inclusivo. Algo emocionante que merece el esfuerzo experimentar es el ver estas oportunidades de colaboración para aprovechar diferentes conocimientos y estilos creativos que surgen en grupos.
2- Mayor eficiencia: Siento que una de las cosas de las que más podemos beneficiarnos bastante a la hora de saber trabajar colaborativamente (en equipo) para crear contenido es dividir las tareas como investigación, redacción, edición y promoción para compartir entre los involucrados y así acelerar algunos procesos, lo que permite que obtengamos contenido y material de mayor calidad, creatividad, ángulos, etc., en menos tiempo.
3- Audiencia compartida: Cada vez que colaboramos con un claro propósito con otros nos permitimos llegar a su audiencia (y viceversa, ellos a la nuestra), lo que aumenta el alcance y la participación de aquello que hagamos junto.
4- Oportunidad de aprendizaje: Se suele decir que cada persona es un mundo, y en cada oportunidad que hacemos algo con alguien nos estamos dando libertad a aprender nuevas habilidades, técnicas y estrategias de ellos, y esto en muchísimos escenarios permite que mejoremos nuestras propias habilidades, y no solamente en la creación de contenido.
Desventajas de la creación colaborativa de contenido
1- Desafíos de coordinación: Si no somos organizados y controlados con esto de gestionar horarios, manejar nuestros estilos de comunicación y comprender los diferentes ritmos de trabajo, entre otras cosillas, la colaboración puede convertirse en una tarea complicada. Sin embargo, como en muchas cosas, por alguna parte hemos de comenzar a saber trabajar en equipo; comunicar abiertamenta nuestras vivencias, emociones y dificultades, por ejemplo, nos podrá orientar mejor a las decisiones efectivas en equipo.
2- Diferencias creativas: Necesitamos entender que todos podemos llegar a pensar tan diferente sobre las mismas cosas que estamos viendo; con frecuencia, suelen surgir conflictos cuando las personas involucradas en la colaboración tienen ideas, perspectivas, visiones creativas contrastantes y se sienten con el deseo intenso de llevar a cabo lo que piensan. Si creemos que estas son dificultades en equipo, algo ideal es compartir al respecto y de alguna manera permitirnos la libertad de explorar y acordar en una idea, perspectiva o visión que beneficie al equipo o al proyecto final.
3- Problemas de responsabilidad: Es una lástima tener que admitir, pero, no todas las personas asumen la responsabilidad en aquello que dicen, y mucho menos en partes iguales. Se va haciendo cada vez más intenso y confuso cuando no aclaramos nuestras responsabilidades, y en ocasiones parecemos vernos exigiéndolas; lo que incluso en ocasiones puede hasta generar una calidad desigual con lo que se había estipulado, unos terribles malosentendidos, un incumplimiento de plazos y acuerdos, y en varios casos, una ruptura de contratos. En el tema de la responsabilidad, algo que suelo mantener presente es entender los altibajos por los que todos pasamos, pero al mismo tiempo entender que cumplir con un proyecto, con un acuerdo, por muy dificultoso que sea, es una experiencia enriquecedora. Por lo general, al lograr comunicarnos claramente respecto a los desafíos que estemos presentando, hay una gran probabilidad de que como equipo las personas busquemos solventar los asuntos de la mejor manera, promoviendo bienestar, respeto, oportunidad y una mejor imagen al poder todos cumplir.
4- Dilución de la voz personal: Este es un tema que siempre me ha parecido delicado porque con múltiples colaboradores, mientras más nos conectamos en algunos proyectos, podemos vernos demasiado influenciados en mensajes, perspectivas, ángulos, personalidades (entre ellas las autoritarias), al grado que nos afecta negativamente en el contínuo desarrollo de nuestra imagen y perder nuestra voz individual que hemos mantenido firme y clara con la audiencia con la que siempre hemos estados acostumbrados.
Ideas para tener en cuenta al colaborar con otros
1- Define claramente los roles de uds como colaboradores: Es fundamental asegurarnos de que todos conozcamos nuestras responsabilidades (saber quién hará las entrevistas, encuentros, fotos, redacción, diseño, edición, promoción, etc.) para que nada se quede sin cumplir de lo que se requiere en cada proyecto en específico.
2- Establece plazos e hitos: Una idea genial a la hora de medir el avance en nuestros proyectos en mantener cronogramas. La creación de contenido es tarea continua de un proyecto constante en la redacción edición y publicación de contenido, lo que require un claro cronograma y planes que nos ayuden a mantener a todos encaminados en lo que tengan que hacer y garantizar que se cumplan los plazos (es decir, el tiempo que nos estipulamos para cada una de las tareas detalladas en nuestro cronograma). Recordemos, el orden, el seguimiento de nuestras tareas, y la contínua comunicación sobre nuestros planes en equipo hacia el logro de nuestros proyectos es lo primordial.
3- Usa herramientas de colaboración: Hay muchísimas plataformas hoy en día que nos permiten mantenernos en el mismo hilo de comunicación y colaboracióon. Entre ellas hay pro ejemplo: Google Docs, Trello, Canva, Asana, y hasta grupos de Whatsapp. La idea es ir encontrando y explorando esas herramientas que nos puedan ayudar a administrar tareas, compartir borradores y realizar un seguimiento del progreso de cada uno y del proyecto como tal.
4- Mantén controles periódicos: En muchos grupos se suele recomendar programar reuniones o puntos de encuentro para analizar el progreso, generar ideas y resolver posibles problemas. Se cree que es mucho más efectivo ir resolviendo y atendiendo inconvenientes como se vayan presentando.
5- Acuerda una dirección creativa: Esto es algo en lo que suelo enfocarme inicialmente; antes de comenzar en cualquier colaboración y proyecto, asegurémonos de que todos los colaboradores estén de acuerdo con el tono, estilo y forma del contenido, el público objetivo, los objetivos que queremos lograr tanto en equipo como individuales y conozcan muy bien los mensajes clave de todo este trabajo.
Ahora, cómo trabajar mejor en la creación de contenido colaborativo
1- Mantén comunicación abierta: Es necesario fomentar un entorno transparente y abierto desde el principio con los miembros del equipo para que todos se sientan cómodos compartiendo ideas, comentarios, perspectivas, recursos, fuentes y demás.
2- Asigna un líder de proyecto: En todo proyecto por lo general al menos una persona debe supervisar el proyecto para coordinar esfuerzos, administrar los plazos y tomar decisiones finales o imprevistas si es necesario, entre otras cosas que suele hacer la persona designada.
3- Comprende a cada miembro y aprovecha las fortalezas que observas en ellos: No es fácil asignar tareas en función de las fortalezas de los miembros del equipo, sin embargo, dediquémonos un poco en detallar, entender y encontrar esas cualidades y fortalezas que hay en cada uno de nosotros y que ayudarían a asignar roles y tareas a cada persona, en algo que de hecho disfrutaría hacer. No todos somos buenos en lo mismo, otros están deseándo encontrar oportunidades para desarrollar nuevas habilidades, y otros poseen un conocimiento que aceleraría la consecución del proyecto tremendamente. Algunos son buenos para entrevistar y tomar notas, otros para encontrar ángulos a las historias, otros para acercarnos a conexiones clave, otros para narrar acontecimiento, otros para escribir, editar, diseñar, y así.
4- Recuerda compartir los créditos: En ocasiones esto es algo que olvidamos hacer o no sabermos hacerlo y es apropiado asegúrarnos de que todos los colaboradores sean reconocidos de manera justa por su trabajo. Y hay muchas maneras para hacer esto, ya sea en las firmas, las etiquetas de las redes sociales, menciones dentro del contenido, bios expuestas de manera estratégica o referencial, etc. Ideas para hacerlo de la mejor manera pueden incluso ser discutidas a lo largo del desarrollo del proyecto (contenido).
Aquí unas consideraciones adicionales – y menciones a las que suelo referirme por siaca no me olvido de lo necesario
1- Sobre plataformas de colaboración: La idea es eligir herramientas que faciliten nuestro trabajo en equipo. Además de Google Docs, Trello o Whatsapp, por ejemplo, y dependiendo de la industria en las que nos estemos desenvolviendo, se suele hablar de aplicaciones como Slack para la comunicación, Dropbox para compartir archivos pesados, y Canva para la colaboración en un diseño, video o foto, y todo ello por supuesto que agiliza los procesos.
2- Sobre coherencia del contenido: Si uno se ha planificado y coordinado en qué es lo que se espera crear y colaborar, en la colaboración uno se va asegúrando de que el contenido que se está desarrollando mantenga un tono, un estilo y una identidad de marca (de visión) coherente en todas las voces. Y esto garantiza que el contenido final sea apropiado y acorde a lo hablado.
3- Alerta con la propiedad intelectual y derechos: En más de una ocasión nos vamos a encontrar un tanto confundidos respecto a los acuerdos de la propiedad y el crédito respectivo del contenido. Y este asunto necesitamos tratarlo desde un principio, especialmente si lo que haremos se publicará en varias plataformas o incluso se utilizará para proyectos futuros, en asuntos comerciales o no. Es necesario dejar en claro en las primeras conversaciones este tema de quién será, por ejemplo, el dueño final del producto terminado, o en qué plataforma se mantendrá oficialmente, y en varias ocasiones toca mencionar por cuánto tiempo. Este tema en ocasiones es algo extenso y detallado dependiendo de los intereses y propósitos de los involucrados -solo lo menciono a tono general, por ahora.
4- Activa constantemente momentos o ciclos de retroalimentación: Busca hacer espacio para la retroalimentación constructiva, es necesario mantenernos comunicándonos con las personas durante el proceso, y no solamente cuando el proyecto a terminado. De hecho, y esto ed algo que compruebo con frecuencia, lo más gratificante de muchos proyectos colaborativos son las continuas conversaciones y el crecimiento personal y profesional que experimentamos en ellas.
Si profundizas más adelante en estos elementos y aprendizajes que te he compartids, te darás una idea más exacta de cuán complejo pueden llegar a hacerse algunas colaboraciones cuando pretendemos dejar las cosas a la ligera y sin tanta premeditación. Considero muchísimo mejor ir preparados a las conversaciones con respecto a qué es lo que llevamos a las mesas de colaboraciones y escuchar claramente qué es lo que otros ofrecen, para a partir de ahí crear unos acuerdos claros y orientados. Mientras más claro somos respecto a lo que haremos y se espera de nosotros, nuestra responsabilidad se facilita y saldremos con caras muy orgullosas en la culminación de cada actividad.
Que tengas gratas y productivas colaboraciones 🙂